Artigo 004 - Como elaborar orçamentos de vendas de prestação de serviços.
Introdução:
O primeiro passo é o tipo de prestação de serviço que você atende. Se você é um prestador de pequenos serviços ou até mesmo um grande prestador de serviços deve conhecer a diferença entre Custo Fixo e Custo Variável. Vamos ver as definições á seguir.
Diferença entre Custo Fixo e Custo Variável:
Custo Fixo:
É aquele custo que sua empresa possui, independente da quantidade de serviços vendidos. Por exemplo, o aluguel de sua loja ou local da sua empresa, o custo de condomínio, o custo de taxa de água, luz e telefone da assinatura ou consumo mínimo etc. É muito importante considerar nos custos totais na realização de serviços a parcela correspondente aos custos fixos.
Custo Variável:
Quando você vende um serviço, todas as despesas e custos inerentes e necessários aos serviços, são considerados despesas diretas e compõem uma parte dos custos variáveis. A outra parte dos custos variáveis que muitos autores a consideram dessa forma é o aumento dos custos fixos em razão dos aumentos dos serviços. Conforme informamos acima essa parte pode ser considerado custo variável ou despesa indireta dos serviços.
Ou seja, a definição mais fácil é que custo variável varia com a quantidade de serviços e custo fixo permanece inalterado, mesmo quando aumenta o serviço.
O segundo conceito importante é a diferença entre Centro de Custo e Conta Orçamentária.
Centro de Custo
Como definição geral o centro de custo é o local identificado por um código onde vão ser computados os custos dos serviços. O centro de custo pode ser o do próprio serviço como um todo, ou até um segmento de um negócio. Essa hierarquização deve ser estabelecida por cada empresa, de acordo com a sua intenção de controle do seu negócio.
Eis abaixo alguns exemplos de centros de custos e subcentros de custos:
1100 – Administração
1110 – Departamento de Pessoal
1120 – Vendas
1130 – Contabilidade e Financeiro
1200 – Produção ou execução de serviços
1210 – Serviços
1210_1234 – Contrato 1234 com o cliente tal.
Alguns autores separam os centros acima em:• 1100 e seus subcentros – Centros de custo, pois nesses centros não existem receitas;
• 1200 e seus subcentros – Centros de custos (despesas) e centros de Receitas, ou mesmo centros de lucro. Nesses centros existem despesas e receitas, gerando lucro.
Contas Orçamentárias:
As contas orçamentárias são os tipos de despesas ou receitas que ocorrem em uma empresa. Vejam alguns exemplos abaixo:
2000 – Despesas em geral
2100 – Despesas de Pessoal
2110 – Despesas com salários e encargos
2120 – Despesas com benefícios (alimentação, transporte etc.)
2200 – Despesas com Materiais
2210 - Despesas com materiais de mecânica
2220 – Despesas com outros materiais etc.
2300 – Despesas com subcontratados
2310 – Despesas com subcontratados de mecânica
2320 – Despesas com subcontratados de elétrica etc.
3000 – Receitas
3100 – Receitas com vendas de materiais mecânicos
3200 – receitas com venda de serviços etc.
Período de análise ou período de competência:
No regime de controle de custos através da Análise Gerencial essas contas são efetivamente aquelas se mais utiliza na prestação de serviço. É também chamado orçamento e controle por competência. Ou seja, os custos, despesas e receitas são sempre do mesmo período de competência. Assim se, por exemplo, uma despesa ocorre num determinado mês, que contabilmente foi inserida na contabilidade por uma nota fiscal de recebimento de data anterior (mês anterior) e o pagamento ocorrerá no mês seguinte ao de uso daquele material ou serviço, a receita correspondente deve ser do mesmo período de competência.
Com essas definições básicas acima agora podemos iniciar os conceitos para elaboração de qualquer orçamento.
Atendendo o objetivo desse artigo vamos nos dedicar ao orçamento de um prestador de serviço.
Quando o prestador de serviço recebe uma licitação ou mesmo a solicitação de um orçamento deve atentar detalhadamente para o escopo do serviço, memorial descritivo ou especificação técnica do pedido de cotação. Alguns detalhes são importantes, como a necessidade e possibilidades de subcontratações. Existem também alguns itens que não podem ser esquecidos, como a correta determinação de:
• Transportes especiais;
• Determinações do sindicato local;
• Necessidade de licenças especiais (CREA, Meio Ambiente, etc.)
• Aluguéis de alojamento e despesas de viagem;
• Reajuste de salários no meio da prestação de serviço;
• Imposto ISS do local de prestação do serviço;
• Outros detalhes constantes da leitura detalhada do memorial descritivo ou especificação;
Para o orçamento utilizaremos uma planilha em Excel preparada com cálculos automáticos para determinação dos custos e preço de venda.
Planilha de Orçamento:
A quem interessar envie e-mail para william@sgserv.com.br que enviarei a Planilha de Cálculo para elaborar o orçamento. Não a coloquei nesse artigo devido a impossibilidade de anexar arquivos.
Algumas observações importantes da planilha:
- Sempre numere as contas orçamentárias na planilha, com as mesmas definições de contas orçamentárias que seu software de gestão possui;
- Tenha sempre algumas células definidas para correção de custos e valores periodicamente, como valores de transporte, plano de saúde etc. Coloquem em cor diferente essas células para saber o que deve reajustar de preço. As outras células que são preenchidas para o orçamento específico ficam em outra cor;
- Verifique sempre as células que são calculadas em função da quantidade de pessoal. Apesar de ter automatismo de cálculo é conveniente sempre atentar para alguma diferença de quantidade que deve ser estabelecida.
William Dantas (21) 98104 1906 (21) 99778 4860 william@sgserv.com.br
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