quinta-feira, 31 de dezembro de 2015

Desejamos a todos que acompanham e seguem nosso Blog um Feliz Ano Novo de 2016 com muita saúde e paz. O resto vem com isso.

domingo, 13 de dezembro de 2015

Artigo 038 - Medição de Improdutividade pelo Método de Observações Instantâneas

Uma das melhores formas de medir a improdutividade de pessoal realizando serviços é através de medições de observações instantâneas de sua equipe, através de observadores, conforme detalhamos a seguir.

Definições básicas:Serão adotadas as seguintes definições para classificação das atividades de manutenção, utilizando-se o formulário de anotações
a) Categoria TRABALHO:

  • TRABALHO: Utilização real das mãos ou do corpo na execução de algo produtivo.
  • AJUDA: Auxílio secundário na execução de trabalho.
  • AGUARDAR: Estar junto ao serviço em execução e pronto para iniciar ou continuar o serviço/trabalho. Ou seja, na eminência de iniciar o serviço.

b) Categoria ATRASO:

ANDANDO: Movimentando-se entre 2 pontos:
Exemplos:
  • Andando para o local ou do local;
  • Andando para apanhar ferramentas;
  • Andando para apanhar materiais;
  • Andando para obter Permissões de Trabalho;

ESPERA: Colaborador parado devido a falta ou necessidade de:
  • Ferramentas;
  • Materiais;
  • Liberação de serviço;
  • Instrução da supervisão;
  • Equipamento de trabalho;
  • Outro colaborador.

GERAIS: Improdutividade devido a:
  • Antecipação de saída;
  • Retardamento da entrada;
  • Inatividade ou inércia;
  • Necessidades pessoais;

OUTROS: Improdutividade devido a:
  • Reunião;
  • Falta de EPI;
  • Ferramenta inadequada.

Método:
Utilizaremos o método de amostragem de trabalho por observações instantâneas.
Esse método, essencialmente probabilístico, baseia-se na distribuição de atividades produtivas e improdutivas constatadas através de observações instantâneas, feitas em locais de trabalho aleatoriamente escolhidos.

A confiabilidade do método é função da quantidade de observações e de perfeita caracterização das atividades produtivas e improdutivas.

A evolução dos fatores de improdutividade será feita mediante o estabelecimento de um padrão de referência (avaliação de referência) para comparações sucessivas mediante avaliações periódicas.

Critérios de observações:Visando manter as características probabilísticas os seguintes critérios deverão utilizados:

a) As amostragens deverão ser feitas em horários aleatórios, considerando-se o período de amostragem dentro do horário administrativo em vigor;

b) Não fazer observações à distância. Aguardar por proximidade do observado;

c) As rotas serão aleatórias e deverão abranger o maior número possível de observações.

d) Devem ser amostrados somente profissionais de execução (oficiais e ajudantes), excluindo gerencia, supervisão e líderes.

e) Não iniciar observações antes do ponto inicial da rota e dos horários estabelecidos;

f) Evitar hábitos repetitivos;

g) Não interromper a rota antes do ponto final e dos horários estabelecidos;

h) Não parar durante a rota de tal modo a fiscalizar locais;

i) Fazer observações visuais instantâneas. A primeira observação é a válida para a condição
TRABALHO ou ATRASO (improdutivo). Somente abordar para o caso de ATRASO, visando identificar o tipo de atraso;

j) Não observar o mesmo colaborador duas vezes na mesma amostragem, a não ser que o mesmo tenha mudado de atividade;

k) Não tomar qualquer ação objetivando modificar qualquer situação observada;

l) Em caso de dúvida sobre a atividade, solicitar esclarecimento ao observado. Não dissimular o propósito da avaliação de improdutividade. Todos os colaboradores deverão estar cientes do estudo e propósito da avaliação. Em nenhum momento anotar nomes ou matrículas de colaboradores observados, e deixar isso bem claro na reunião de início dos trabalhos, com ciência a todos os colaboradores;

m) A avaliação de improdutividade não deverá ser executada em semanas que hajam dias compensados, feriados, semana SIPAT e outras que podem descaracterizar a continuidade de serviço, visando não distorcer o resultado da avaliação.

Plano de Trabalho:

Quantidade mínima de observações.................. 1600
Quantidade de amostragens ...............................100
Quantidade de observadores................................20
Quantidade de amostragens por dia......................20
Quantidade de rotas.............................................20
Freqüência de avaliações periódicas................... trimestral
Estabelecimento de rotas .................................. ver lay out da empresa
Estabelecimento de horários ...............................depende do horário da empresa. Mas o ideal é criar nos horários de início e fim um menor intervalo de medição (cada meia hora, por exemplo

Estimativa de nível de confiança:Utilizado o valor de 95% de confiança dos resultados, ou seja, a probabilidade de que as observações ocasionais venham a representar os fatos é de 95%, e 5% correspondem a probabilidade de erro.

Admitindo a distribuição binomial temos:
          _____________
X = V P x (1-P)
                p -------------
N

Onde X = desvio padrão
p

P = percentagem de ocorrência (decimal)
N = número de observações
                         _________
Barns     X = 2 x V P x (1 - P)
                        P --------------
N

Admitindo X = 2,5% e P= 50%¨, temos
P
                      ___________
0,025 = 2 x V 0,5 x (1-0,5)
              ---------------
                       N,

Onde N = 1600 observações

Nota: Para X = 1,5% ---> N = 4440 e para X
P P = 1% --> N = 10.000

Assim admitindo-se 95% de confiabilidade e supondo P= 50%, precisamos efetuar 1.600 observações e o nível de precisões dos resultados será de mais ou menos (+-) de 25%, ou seja 47,5 menor ou igual à P e menor ou igual a 52,5

Apresentação de resultados:Os resultados obtidos ao final de todas as amostragens devem ser apresentados graficamente, de tal modo a explicar as principais características da avaliação.

Os indicadores encontrados na avaliação referência serão consideram de padrão de comparação para todas as avaliações periódicas.

Os níveis de confiança devem ser calculados com base nos percentuais de improdutividade e quantidade de observações.com o nível de precisão calculado como:
                __________
 S = 2 x V Px(1-P)

Um abraço.

William Dantas (21) 98104 1906   (21) 99778 4860  william@sgserv.com.br
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Artigos - Engenharia de Manutenção e Prestação de Serviços

Prezados leitores 

Estamos iniciando uma nova fase no Blog SGServ com postagens de Artigos escritos por mim sobre Gestão de Manutenção e Prestação de Serviços.
Esperamos contar com o apoio de todos, seus comentários, suas sugestões e principalmente críticas. Somente com a avaliação e comentários de vocês é que podemos conseguir o processo de melhoria contínua da qualidade dos nossos textos e artigos.

O Blog SGServ de Manutenção e Prestação de Serviços visa apresentar e colocar em debate os diversos temas da Função Manutenção tais como o Planejamento, Organização, Controle, Execução de serviços, Engenharia de Manutenção, Suprimentos e todas as atividades inerentes a realização de serviços de manutenção em empresas, seja pelas equipes das próprias empresas assim como os Prestadores de Serviço. Incluídas as empresas especializadas na realização de serviços de manutenção e assistência técnica diversa.

Escolhi para início desse tema algumas definições importantes baseadas na Norma ABNT NBR 5462 de Novembro/1994 - Confiabilidade e Manutenabilidade. Essa norma tem como finalidade definir as relações entre falhas, defeitos e panes assim como padronizar todas as definições associadas a Função Manutenção. Achamos importantes essas definições para entender bem e de forma didática tudo que será abordado nesse espaço e nivelar o conhecimento dos leitores.

Definições estabelecidas pela NBR 5462:
Item:
"Qualquer Parte, Componente, Dispositivo, Subsistema, Unidade Funcional, Equipamento ou Sistema que possa ser considerado individualmente. "

Função Manutenção
"Combinação de todas as ações técnicas e administrativas, incluindo as de supervisão, destinadas a manter ou recolocar um item em estado no qual possa desempenhar uma função requerida.
Nota: A manutenção pode incluir a modificação de um item."

Definição de Defeito:
"Qualquer desvio das características de um item em relação a seus requisitos."

Interpretação e exemplo: Qualquer alteração das condições do item que não impede o desempenho da sua função, mesmo que parcialmente. Por exemplo: Aquecimento que não interfere na capacidade do item, vibração que também não interfere na capacidade do item de desempenhar sua função.

Definição de Falha:
"Término de um item desempenhar sua capacidade requerida."

Interpretação e exemplo: Qualquer ocorrência que impede parcial ou totalmente o item de desempenhar sua função a que foi destinado. Por exemplo:
Perda parcial da função: Uma bomba foi escolhida para a função requerida de bombear 200 litros por hora de um determindado produto e assim garantir uma capacidade de produção de determinada fábrica. Se ela está bombeando 180 litros por hora estará apresentando uma falha funcional.
Perda total: Quebrou o eixo da bomba parando de bombear. Com certeza esse item apresenta uma falha funcional.

Causa de Falha:
"Circunstâncias relativas ao projeto, fabricação ou uso que conduzem a falha."

Tipos de serviços de Manutenção:
A função manutenção na definição de execução de serviços pode ser dividida em:

Serviços Sistemáticos:
Aqueles serviços que são realizados periodicamente e sistematicamente, com o intuito de evitar a ocorrência de falhas. Normalmente tentam descobrir defeitos que podem se transformar em falhas.

Esses serviços podem ainda ser divididos em:
  • Manutenção Preventiva, que se realiza para prevenir a ocorrência de uma falha;
  • Manutenção Preditiva, que se realiza através de medição de parâmetros para determinar a época de ocorrência de uma falha e com isso realizar a manutenção preventiva antes que ocorra a falha;
  • Manutenções de Rotina, tais como inspeções, lubrificação etc., que estão incluídas na manutenção do tipo de prevenção para evitar a ocorrência de falhas;
Serviços Não-Sistemáticos:
Como o nome indica são aqueles serviços que não são realizados sistematicamente
Esses serviços podem ainda ser definidos em:
  • Manutenção Corretiva, que se destinam a corrigir as falhas. Ou seja, a Manutenção Corretiva sempre ocorre quando existem falhas;
  • Modificações de Manutenção, que se destinam a modificar um item para diminuir as possibilidades de defeitos e falhas. Nessa identificação estão as melhorias oriundas de estudos de Engenharia de Manutenção.
  • Projetos, Obras e Construções e Montagens en geral.
Esperamos que todos tenham entendido essas primeiras definições que permitirão o entendimento de várias condições, análises e principalmente orientações para toda a comunidade que se interessa pelo estudo fascinante dessa função Manutenção, pouco entendida por todos.

Qualquer dúvida e acréscimo de informações, façam os comentários desse artigo, mantenham contato comigo através:,

William Dantas (21) 98104 1906   (21) 99778 4860  william@sgserv.com.br
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Engenharia de Manutenção, prestando serviços na área de auditoria, consultoria, treinamentos, fornecimento e implementação do Software de Gerenciamento de Serviços e Manutenção (SGServ). Consulte o site http://www.sgserv.com.br/ para outras informações.

Realizamos para essa área de Manutenção treinamentos presenciais gratuitos no Rio de Janeiro, constando dentre outros não gratuitos:
  • Planejamento, Programação, Controle de Manutenção  e Prestação de Serviços(PPCMS);
  • Indicadores e relatórios Gerenciais de Manutenção e Prestação de Serviços;
  • Gestão de Orçamentos e Custos;
  • Manutenção Centrada em Confiabilidade (MCC ou RCM);
  • gestão de Manutenção e Prestação de Serviços.
Um grande abraço para todos e até o próximo artigo, com uma nova postagem relacionada a Manutenção e Prestação de Serviços. Abordaremos a questão sobre a melhor forma de controle e administração na Prestação de Serviços, seja de manutenção ou outros tipos de prestação de serviços. Até lá!

Artigo 000 - Indicadores de Reprogramação e Execução de Serviços

Indicadores de Reprogramação e Execução de Serviços

Na execução de prestação de serviços de qualquer natureza precisamos acompanhar através de Indicadores qual o nível de reprogramação e execução dos serviços planejados inicialmente.

Segue uma explicação da diferença entre o Planejamento de Serviços, Programação e Reprogramação de Serviços .
Com essas definições você pode gerar Relatórios Gerenciais de Indicadores importantes para saber como anda seu planejamento e programação de Ordens de Serviços (OS´s), sejam elas de manutenção ou mesmo de qualquer tipo de prestação de serviço.

1. Indicador de Programação:
O primeiro conceito é a definição do que está Planejado ou Previsto para uma semana/ano e o que realmente está Programado para realizar num determinado dia ou semana.

Há uma variação da forma de Programação diária ou semanal.
Programação Diária: São definidos e confirmados os serviços para cada dia da semana, e até horário do dia, com o devido controle diário da realização dos serviços executados. No final do dia são programados os serviços do dia seguinte;

Programação Semanal: São definidos e confirmados os serviços para toda a semana, com o controle semanal. Não controlando o que é Programado diariamente pelos próprios executores dentro da lista de programação da semana.
A empresa deve optar por qual sistema será adotado, de acordo com sua conveniência. Recomendamos que sempre que possível realize a Programação Diária.

O Planejamento para Serviços sistemáticos (na manutenção os serviços de preditiva, preventiva e rotinas) para uma semana do ano se dá através da definição da periodicidade, última intervenção, operosidade do ativo etc.
A diferença para a Programação desses serviços se dá pela definição exata de quando realmente vai ser feito, em razão de disponibilidade operacional, disponibilidade de recursos materiais e de terceiros, e nivelamento de recursos disponíveis etc. Depois de Programados os serviços sistemáticos deve-se emitir as respectivas OS´s e liberar para execução.

Convém diferenciar essas duas situações (Planejado e Programado) através de duas codificações distintas de situação de uma Ordem de Serviço (OS). Normalmente as empresas também controlam a reprogramação dos serviços, com a utilização de uma terceira codificação (Reprogramado) para ter o indicador de reprogramações. Importante seus indicadores não serem em função de quantidades de OS´s e sempre em hh´s (homens-horas) das OS´s. A Quantidade de OS´s não significa muito e sim a carga de trabalho que é melhor expressa na grandeza homem-hora.

Esse indicador pode ser obtido por encarregado de equipe (responsável) e/ou por setor responsável pela execução dos serviços. É importante se preocupar mais com a programação.
O que foi Planejado foi realmente Programado para aquela semana? O que foi Programado para semana ou dia: E finalmente se foi realizado realmente quando estava Programado (semana ou dia).

Esse indicador também pode ser obtido para as OS´s Não Sistemáticas (chamadas de assistência técnica, manutenções corretivas, melhorias de manutenção, obras etc.). Nesse caso é bom separar os indicadores de OS´s Sistemáticas do indicador de OS´s Não Sistemáticas para saber sobre o cumprimento do Plano Sistemático de serviços e das correções de falhas em manutenções corretivas programadas.

Para obter esses dados basta filtrar e listar no seu software de Gerenciamento de Serviços, as OS´s de acordo com as Codificações de Situações de Serviço das OS´s e calcular o índice de seu indicador.

2. Indicador de Execução de Serviços:
Depois de Planejado, Programado, Reprogramado e finalmente iniciada a Execução ainda poderá haver Reprogramações e isso deve ser considerado no indicador acima.

Para o controle de Execução dos Serviços, o melhor é obter esse indicador por encarregado ou responsável pela execução e/ou até pelo setor responsável pela execução. É melhor do que o controle por profissionais executantes da OS. Assim se existem 1000 hh´s estimados programados para execução das OSs para um encarregado num determinado período, ao final do período obtém-se a quantidade de hh´s reais gastos/apropriados da equipe naquelas OS´s do encarregado. Para obter esses dados basta filtrar e listar as OS´s de acordo com as Codificações de Situações de Serviço das OS´s.

Se utilizarem no indicador a quantidade de OS´s, poderá ocorrer uma preferência para execução de maior quantidade de OS´s com poucos homens-horas (mais fáceis de realizar) do que poucas OS´s com maior quantidade de homens-horas (mais importantes e necessárias).

Observem que com a adoção dos dois indicadores vocês terão o acompanhamento desde o Planejamento até o final da Execução. Isso é importante, pois às vezes se utilizar só o indicador 1 acima, poderá não perceber que a equipe está deixando de executar as OS´s com produtividade devido as constantes Reprogramações, por falta de recursos materiais e terceiros, liberação dos serviços para execução, má coordenação de planejamento e até de execução por parte dos encarregados ou setores. Depois de avaliado de forma macro você pode identificar os executantes com baixa produtividade, por encarregado e por setor.

Para obter esses dados basta filtrar e listar no seu software de Gerenciamento de Serviços, as OS´s de acordo com as Codificações de Situações de Serviço das OS´s e calcular o índice de seu indicador.

Esperamos que tenham aproveitando essas dicas de planejamento de serviço e obtenção de Indicadores de “Performance” de realização de Serviços. Se necessitar de algum auxílio para implementar esses Relatórios e Indicadores, envie e-mail para dantas@wrcengenharia.com.br, com suas dúvidas ou a necessidade de auxílio desejado.

Segue uma explicação da diferença entre o Planejamento de Serviços, Programação e Reprogramação de Serviços .
Com essas definições você pode gerar Relatórios Gerenciais de Indicadores importantes para saber como anda seu planejamento e programação de Ordens de Serviços (OS´s), sejam elas de manutenção ou mesmo de qualquer tipo de prestação de serviço.

Há uma variação da forma de Programação diária ou semanal.
Programação Diária: São definidos e confirmados os serviços para cada dia da semana, e até horário do dia, com o devido controle diário da realização dos serviços executados. No final do dia são programados os serviços do dia seguinte;

Programação Semanal: São definidos e confirmados os serviços para toda a semana, com o controle semanal. Não controlando o que é Programado diariamente pelos próprios executores dentro da lista de programação da semana.
A empresa deve optar por qual sistema será adotado, de acordo com sua conveniência. Recomendamos que sempre que possível realize a Programação Diária.

O Planejamento para Serviços sistemáticos (na manutenção os serviços de preditiva, preventiva e rotinas) para uma semana do ano se dá através da definição da periodicidade, última intervenção, operosidade do ativo etc.
A diferença para a Programação desses serviços se dá pela definição exata de quando realmente vai ser feito, em razão de disponibilidade operacional, disponibilidade de recursos materiais e de terceiros, e nivelamento de recursos disponíveis etc. Depois de Programados os serviços sistemáticos deve-se emitir as respectivas OS´s e liberar para execução.

Convém diferenciar essas duas situações (Planejado e Programado) através de duas codificações distintas de situação de uma Ordem de Serviço (OS). Normalmente as empresas também controlam a reprogramação dos serviços, com a utilização de uma terceira codificação (Reprogramado) para ter o indicador de reprogramações. Importante seus indicadores não serem em função de quantidades de OS´s e sempre em hh´s (homens-horas) das OS´s. A Quantidade de OS´s não significa muito e sim a carga de trabalho que é melhor expressa na grandeza homem-hora.

Esse indicador pode ser obtido por encarregado de equipe (responsável) e/ou por setor responsável pela execução dos serviços. É importante se preocupar mais com a programação.
O que foi Planejado foi realmente Programado para aquela semana? O que foi Programado para semana ou dia: E finalmente se foi realizado realmente quando estava Programado (semana ou dia).

Esse indicador também pode ser obtido para as OS´s Não Sistemáticas (chamadas de assistência técnica, manutenções corretivas, melhorias de manutenção, obras etc.). Nesse caso é bom separar os indicadores de OS´s Sistemáticas do indicador de OS´s Não Sistemáticas para saber sobre o cumprimento do Plano Sistemático de serviços e das correções de falhas em manutenções corretivas programadas.

Para obter esses dados basta filtrar e listar no seu software de Gerenciamento de Serviços, as OS´s de acordo com as Codificações de Situações de Serviço das OS´s e calcular o índice de seu indicador.

Esperamos que tenham aproveitando essas dicas de planejamento de serviço e obtenção de Indicadores de “Performance” de realização de Serviços. Se necessitar de algum auxílio para implementar esses Relatórios e Indicadores, envie e-mail para dantas@wrcengenharia.com.br, com suas dúvidas ou a necessidade de auxílio desejado.

Obrigado,

William Dantas (21) 98104 1906   (21) 99778 4860  william@sgserv.com.br
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Especializada em Engenharia de Manutenção e Software de Gerenciamento de Serviços (SGServ)

Artigo 001 - Datas e horas da realização de uma prestação de serviço

Prezados colegas dando continuidade a nossa coluna, trago para vocês, novas definições e informações importantes para quem presta serviços em geral. Essas definições podem ser aplicadas na manutenção, em uma empresa cliente, ou mesmo na prestação de serviços de qualquer natureza, em que também possa ser utilizada uma Ordem de Serviço (OS) para controlar os serviços prestados.

Quase toda a atividade de prestação de serviços pode ser utilizada uma Ordem de Serviço (OS). Podemos considerar isso em diversos segmentos, tais como:
  • Manutenção industrial e predial de empresas;
  • Área industrial de produção, nesse caso com Ordem de Serviço de Produção;
  • Assistência Técnica de qualquer fabricante;
  • Reparos diversos;
  • Serviços diversos, como cabeleireiro, lavanderia, entrega em casa (“delivery”), e serviços em geral.
Com certeza todos esses serviços devem ser controlados e têm uma solicitação, um planejamento, uma execução, um controle, acompanhamento, apropriação de custos, relatórios diversos etc.

Algumas definições são importantes, como as datas e horas de realização das diversas atividades e seqüências na condução dos serviços. Essas datas e horas poderão ser anotadas nas respectivas Ordens de Serviço (OS). Veja a seguir algumas datas que você deve se preocupar daqui para frente no controle dos seus serviços.

Data/hora de comunicado:
A primeira data/hora é a data/hora de solicitação do serviço. Aquela data/hora em que foi comunicada ao prestador de serviço a necessidade do serviço. Essa data/hora será muito importante para definir o tempo médio de seu atendimento, com relação aos serviços solicitados pelos seus clientes. O intervalo entre essa data/hora e a data do primeiro atendimento (data/hora de apropriação do colaborador que iniciou o serviço), nas diversas OS´s, formará a média do atendimento aos clientes.

Data/hora de abertura da Ordem de Serviço (OS):
É a data/hora de emissão da OS. Às vezes, a emissão da OS não ocorre no mesmo horário e até dia em que foi comunicada a necessidade do serviço. Existem casos em que as solicitações são anotadas em formulários em papel para depois serem cadastradas nas OS´s. Essas datas/horas também podem ser obtidas automaticamente por um sistema de controle de OS´s, como manutenções preventivas, ou sistemáticas em geral.

Data/hora de ocorrência:
Quando há uma ocorrência qualquer e não necessariamente a ocorrência de uma falha ou defeito. Essa data/hora serve para indicar a data em que aconteceu algo.

Data/hora de início de uma Falha ou Defeito:
Aproveitando o conceito de Falha e Defeito, no artigo anterior da coluna Café com Manutenção, essa data/hora é importante para as análises de ativos e o início da falha ou defeito em um ativo, equipamento ou instalação. É uma data/hora importante para o indicador Tempo Médio Entre Falhas (TMEF) ou MTBF em inglês. Também é uma data/hora importante para Tempo de Indisponibilidade do ativo em razão do serviço e o Tempo Médio De Reparo (TMDR) etc.

Data/hora de liberação para o serviço ou data/hora em que o serviço foi liberado:
É uma data informativa que serve para planejar e programar o início de execução de um serviço. Tanto serve para anotar a previsão de liberação e por quem informou, como também para informar quando foi liberado e quem liberou para iniciar o serviço. Esse tipo de informação é muito importante para serviços de manutenção em locais com extremo perigo e que necessitam esse tipo de informação para a não ocorrência de acidentes.

Data/hora de programação de início do serviço:
É a data/hora que define quando vai iniciar o serviço ou pelo menos quando está programado para iniciar. Normalmente quando se programa uma data/hora para iniciar um serviço é sinal que já foram identificadas todas as necessidades de recursos necessários para executar o serviço, em comparação com as disponibilidades de recursos. Entendem-se recursos, aqueles itens referentes à mão-de-obra, materiais, serviços contratados, contratos e outros recursos diversos. Lembrar sempre que todo recurso é finito e é uma das principais restrições a execução.

Data/hora de previsão de término:
É a data/hora prevista para a conclusão do serviço, baseada na data de planejamento, recursos existentes, prioridade confirmada etc. É importante frisar que essa data/hora expressa realmente uma previsão que pode ser alterada, de acordo com novas condições.

Data/hora de início do serviço ou apropriação da mão-de-obra:
É a data/hora a ser apropriada do primeiro colaborador que iniciou o serviço. Como informado acima, com relação à data/hora de comunicado, essa data/hora serve para obter o indicador de Tempo Médio De Atendimento para execução de um serviço.

Data/hora de término do serviço:
É a última data/hora que o último colaborador realizou serviço em uma Ordem de Serviço. Assim como a data/hora anterior, essa data/hora é obtida com a apropriação de mão-de-obra. Essa data/hora menos a data/hora de início do serviço serve para determinar o indicador de Tempo Médio de Realização de Serviço (TMRS).

Data/hora de apropriação de material utilizado do estoque:
É a data/hora em que um determinado material foi retirado do estoque e utilizado no serviço, através de uma apropriação de material de estoque.

Data/hora de Solicitação de uma Compra de material ou serviço (SC):
É a data/hora de emissão da Solicitação de Compra de material ou serviço especificamente para um determinado serviço (OS).

Data/hora de recebimento de um material ou serviço comprado através de uma Ordem de Compra (OC):
É a Data/hora em que o material ou serviço comprado foi recebido para uma determinada prestação de serviço.

Data/hora de apropriação de contratos com fornecedores:
É a data/hora, às vezes determinada por período, com intervalo entre datas, que se realizou um serviço com um fornecedor.

Data/hora de realização de despesas diversas:
É a data/hora, às vezes determinada por período, com intervalo entre datas, em que se realizou uma despesa qualquer que não possa ser classificada com compra ou contratação específica sem contrato etc.

Data de um faturamento (período de faturamento):
Período entre datas que é considerado para o faturamento. Essas datas devem estar no mesmo período de apropriação de todas as despesas, para o controle gerencial pelo regime de competência. Veremos isso com mais detalhes em outro artigo sobre Controle Gerencial de Orçamentos e Custos.

Data/hora de aceite de um serviço:
Muitos confundem essa data/hora com o data/hora de término de serviço. A data/hora de término representa a conclusão do serviço. A data/hora de aceite é aquela em que o cliente aceita o serviço. Para exemplificar vamos verificar isso com relação a uma empresa de reparos de aparelhos eletrodomésticos. Quando o técnico termina o serviço e coloca à disposição do cliente para apanhar o aparelho é a data/hora de término. Quando o cliente chega, testa e leva o eletrodoméstico consertado é a data/hora de aceite.

Pessoal, acredito que não imaginavam a existência real de tantas datas e horas inerentes a uma prestação de serviço de qualquer natureza. Ainda existem outras datas e horas para alguns casos específicos que poderemos mencionar em outros artigos, em determinadas condições.

Mesmo que não utilizem qualquer documento chamado de Ordem de Serviço (OS), ou com outro nome, ou mesmo outros documentos como Solicitação de Compra, Pedido ou Ordem de Compra, contratos etc., com certeza existem essas datas e horas que às vezes não percebemos, em todas as prestações de serviço. Até um profissional que realiza o serviço de tatuagens em uma loja ou mesmo numa praia, como ambulante, todas essas datas e horas existem na sua prestação de serviço. É lógico que temos que analisar a utilização de registros dessas datas e horas para o nosso negócio.

Espero que todos tenham entendido as definições importantes acima que nos ajudarão a entender uma série de outras informações e registros a serem utilizados no planejamento, controle e acompanhamento de serviços, em próximos artigos.

Estou à disposição para esclarecimentos através dos seguintes contatos:

William Dantas (21) 98104 1906   (21) 99778 4860  william@sgserv.com.br
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Artigo 002 - Preservação de Equipamentos, ativos, instalações e componentes

Artigo sobre a ITS 00451 – Preservação de Equipamentos, ativos, instalações e componentes

Objetivo:

Esse procedimento e instrução de trabalho visam determinar as providências necessárias para preservar os equipamentos e ativos em diversas situações. Como equipamentos e ativos instalados e com funcionamento não muito constante, equipamentos e ativos paralisados e instalados, mas sem funcionamento, equipamentos estocados em almoxarifados, e outras situações de equipamentos e ativos que observaremos nessa instrução.

Introdução:
Qualquer ativo ou equipamento que fica parcialmente paralisado ou totalmente fora de operação apresentam com o tempo degenerações naturais causadas pelas intempéries, corrosão devido à umidade, ambiente com teor alto de atmosfera corrosiva e outras causas diversas. Portanto para manter os equipamentos em condições operacionais e sem degeneração há que ter cuidados especiais de conservação. Assim como equipamentos temos que nos preocupar com as instalações, como tubulações, estruturas metálicas, estruturas de concreto, suportes, telhados, pisos, instalações elétricas de subestações, instalações elétricas industriais, painéis elétricos de comando e controle, instrumentos e suas malhas de controle, etc.
Vamos apresentar para cada tipo de situação dos equipamentos, instalações e ativos, e para cada tipo desses ativos as necessidades, precauções, sugestões e recomendações para preservação.

Recomendações por situação do ativo:

Ativos que se encontram parados temporariamente, mas instalados.
Normalmente são ativos reservas que devem operar a qualquer momento e, portanto devem estar em excelentes condições.

Por tipo de ativo:

Equipamentos mecânicos rotativos, tais como bombas, geradores, ventiladores, compressores, turbinas etc.:
  • Sempre que possível operar o equipamento reserva de tempos em tempo. Isso deve ser objeto de um programa estabelecido com o pessoal de operação e produção, de acordo com as disponibilidades, mas através de registros por escrito e determinados através da emissão de Ordens de Serviço Produção, sistemáticas para que com certeza seja obedecido o programa;
  • Cuidado especial deve ser tomado com a lubrificação desses equipamentos. No caso desses equipamentos que devem entrar em operação a qualquer momento não podem ser alterado o lubrificante que protege melhor os equipamentos parados. O que facilita a manutenção de lubrificante em todas as partes móveis é a colocação em movimento desses equipamentos, conforme item acima.
  • Cuidados com vazamentos por gaxetas e outras partes dos equipamentos. Gaxetas normalmente vazam em gotas, e mais ainda com os equipamentos parados. Dentro do programa de manutenção desses equipamentos com essas características, que tem particularidades especiais, deve constar a inspeção e verificação de diversos pontos, como a questão de vazamentos e reapertos de conexões, preme gaxetas etc. Atenção especial em selos mecânicos que normalmente vazamentos quando parados. Não se deve esquecer de bloquear as válvulas de entradas e saídas dos equipamentos. Assim evitará vazamentos expressivos ou eliminar totalmente esses vazamentos;
Equipamentos elétricos, tais como motores elétricos, painéis de comando, força e controle etc.
Nesses equipamentos os cuidados devem ser mais especiais ainda em virtude das possibilidades de acidentes. Assim seguem as recomendações:

  • Manter os equipamentos desligados nos seus painéis, com proteções que evitem o religamento indevido, como por exemplo, os cadeados tipo alicates e sem dúvida as indicações e informações sobre a situação do equipamento desligado;
  • Todas as conexões e interligações elétricas devem estar sempre protegidas, com vedações para evitar choques elétricos;
  • Cuidado especial com os cabos elétricos aparentes que devem ser observados com relação à oleosidade etc. É muito comum em instalações paradas há muito tempo e sem energia ficarem oleosos ou com aparência ressacada. As inspeções devem estar presentes no programa de inspeção de manutenção dessas instalações;
  • Nos painéis de comando, força e controle, além de estarem desligados com as proteções citadas acima, devem permanecer sempre fechados e quando possível sem os fusíveis de proteção elétrica;
  • Também incluso no Programa de Manutenção deve estar a rotina de inspeção de aperto das conexões de cabos, fios e demais componentes dos painéis;
Tanques, reservatórios e equipamentos mecânicos não rotativos.
  • Uma verificação importante é considerar se o equipamento é em aço carbono e armazena fluidos em geral não corrosivos. Esses equipamentos vazios são facilmente corroídos e a existência dos fluídos internamente protege contra corrosão;
  • Esses equipamentos são os mais importantes para as inspeções freqüentes. A possibilidade de corrosão é intensa e cuidados especiais devem ser tomados com alguns itens, como fixações de bocas de visita etc.;
  • Outro cuidado importante é a proteção para evitar mosquitos da dengue etc.;
  • Alguns equipamentos devido a sua importância e necessidade de proteção podem-se usar a pressurização do equipamento com gases inertes para evitar a umidade e oxigênio, causando a corrosão interna do equipamento. A decisão de utilizar essa solução depende de vários fatores, com dimensão, volume do equipamento/tanque/vaso, custos envolvidos e criticidade do equipamento. Dependendo do tempo de exposição do interior do tanque etc., pode-se determinar a solução. Normalmente essa solução é usada para grandes períodos em que o ativo fica vazio;
Instalações prediais, tais como tubulações prediais, estruturas metálicas, estruturas de concreto, suportes, telhados, pisos, etc.
  • A recomendação básica nesses itens é a inspeção freqüente, comandada pelo programa de inspeção periódica;
  • Inspeção freqüente da pintura;
  • Inspeção freqüente dos telhados e possibilidade de entupimento de calhas. Isso deve estar no programa de inspeção de manutenção, assim como as instalações em utilização freqüente;
  • O importante é verificar a integridade desses ativos, observando qualquer sinal de anormalidade, para tratamento preventivo com antecedência;
Instrumentos e instalações de instrumentação.

Nesses casos devemos tomar muita atenção ao tipo de instrumento e características de cada um. Alguns instrumentos necessitam ficar pressurizados com gás inerte, principalmente se for um tempo muito alto. Deve-se seguir a regra de operar de vez em quando com o instrumento para que sejam mantidas suas funções. Um dos maiores problemas em componentes eletrônicos e ficarem parados, sem funcionamento e não energizados. No caso de instrumentação normalmente ficam em “stand by”, funcionando em redundância com os instrumentos principais. Mas no caso de verificarem parados por algum tempo sigam as seguintes recomendações:

  • Nos instrumentos com contato com fluidos deve-se sempre procurar isolar e vedar as válvulas antes e depois do instrumento. Como por exemplo, medidores volumétricos, mássicos etc. Dependendo do instrumento, verifique com o fabricante qual a recomendação para quando ficar em “stand by”;
  • Atenção especial a manômetros e instrumentos de linha que devemos verificar a questão de isolamento etc.
  • Muito cuidado com disco de ruptura colocados antes de válvulas de segurança. Ficando paralisados podem comprometer sua função e a função das válvulas de segurança e alívio (PSV´s) situadas após os discos de ruptura;
  • Cuidado também com as próprias PSV´s que devem seguir o Plano Mestre de Calibração normalmente anual, mesmo ficando fora de operação. O sistema de molas e outros componentes da válvula necessitam ser verificados e lubrificados para funcionarem perfeitamente no momento de necessidade. São itens muito críticos para a segurança industrial;
  • Os painéis de campo devem seguir as mesmas recomendações dos painéis elétricos e até com maior cuidado, em razão da maior delicadeza desses equipamentos. Normalmente esses tipos de painéis devem ficar energizados e muitas vezes em “stand by”, em redundância com outros itens;
  • Em geral todos os instrumentos que ficam paralisados ou não devem seguir o plano de manutenção de calibração. Alguns com periodicidade maior devido ao pouco uso. Mas isso deve ser analisado com muito cuidado;
  • Uma boa forma de proteção de pequenos instrumentos e outros tipos de instalações é a proteção com sacos plásticos, evitando o contato com a umidade, poeira, oxigênio e outras intempéries.
Ativos e equipamentos e ativos paralisados e instalados, mas sem funcionamento.
Normalmente são ativos que deixaram de ser usados e devem manter-se em bom estado. Normalmente os equipamentos que ficam assim instalados e sem operar são aqueles difíceis de serem movimentados, como tanques, esferas, vasos de grandes dimensões etc. Os equipamentos menores, como instrumentos e outros itens de menor tamanho são retirados e colocados no almoxarifado, seguindo as recomendações para esse tipo de localização.

No caso desses equipamentos grandes devem ser tomadas as mesmas precauções já mencionadas, como a questão de manter pressurizados com gás inerte ou até mesmo cheios de líquidos, como água em tanques de aço carbono etc. Convém ressaltar que os equipamentos pressurizados com gás inerte devem ter sistema de controle de pressão para evitar qualquer forma a presença de oxigênio causador da corrosão;

Mesmo cuidado com as tubulações e outras instalações.

Para os painéis recomendamos desmontar. Assim como as instalações elétricas, como cabos, fios, bandejas e eletrodutos de passagem de cabos.

Para instalações do tipo predial, estruturas de concreto, estruturas metálicas e suportes em geral, devem ser mantidas as mesmas recomendações anteriores. Algumas estruturas metálicas e suportes metálicos podem ser desmontados. Aqueles que realmente não puderem ser desmontados devem ser protegidos. Devem ser feitas inspeções constantes para ficar todo e qualquer tipo de início de corrosão ou dano.

Equipamentos e componentes estocados no almoxarifado

Esses equipamentos e componentes devem ser preservados de uma forma especial por ficarem paralisados e em locais cobertos ou não (grande porte). Seguem algumas sugestões:

Equipamentos mecânicos rotativos, tais como bombas, geradores, ventiladores, compressores, turbinas, motores elétricos etc.:
Seguem algumas recomendações:

  • Colocar lubrificante adequado para manter o interior do equipamento. Alguns fabricantes informam o tipo de fluido que deve ser utilizado para manter o equipamento perfeitamente lubrificado. Normalmente são fluidos com grande viscosidade que evitam escorrer pela partes internas do equipamento. A quantidade normalmente é sempre mais elevada para cobrir totalmente as partes móveis;
  • Os equipamentos que puderem ser movimentados com alguns giros manuais do seu eixo facilitam a preservação. Assim evitam “calos” nos pontos dos rolamentos e mancais;
  • Os motores elétricos devem ser girados seus eixos pelo mesmo motivo. Verificar com o fabricante o tipo de graxa a ser usado para preservação. Normalmente são as mesmas graxas. Mas às vezes existem alguns tipos de motores que possuem necessidades especiais;
  • Todos os equipamentos devem ser cobertos com plástico transparente, com facilidade de visão interna ao plástico e totalmente cobertos. Assim será evitada poeira e outras atmosferas corrosivas que possam existir na planta. Principalmente em locais próximos ao mar, com maresia e outras presenças de gases corrosivos;
  • Cuidado especial deve ser tomado nos casos acima até com a vedação do almoxarifado, com fechamento ou mesmo fechamento especial e parcial dos locais desses equipamentos;
  • Alguns tipos de equipamentos precisam ser armazenados cheios de gases inertes para preservar suas partes internas da corrosão etc. Nesse caso não esquecer dos sistemas de verificação de pressurização do gás interno para evitar a despressurização e a perda de gás causando a corrosão interna;
  • Não deve ser esquecida a identificação completa dos equipamentos com todos os detalhes, e de preferência as recomendações de preservação devem estar escritas em fichas por dentro da proteção plástica;
  • Verificar com cuidado a existência de instrumentos presos e acoplados diretamente nos equipamentos. Algumas vezes é necessário desmontar esses instrumentos. Realizar a preservação conforma cada tipo de instrumento e guardá-los em caixas especiais com proteção contra choque etc. Podem-se usar plásticos bolhas” para esse fim. Não esquecer de colocar no Programa Mestre de Manutenção e Preservação dos itens esses instrumentos e sem dúvida o próprio equipamento, com relação a lubrificação etc.
Equipamentos elétricos, tais como painéis de comando, força e controle etc.

Esses tipos de equipamentos devem seguir algumas recomendações abaixo:

  • Identificação completa dos itens com indicação também do tipo de preservação que deve ser seguida;
  • Cuidado especial deve ser notado com relação às borrachas de vedação dos painéis que se ficarem muito tempo parado podem ressecar. Existem fluídos a base de silicone para serem passados nessas borrachas para preservar. Consultem sempre o fabricante para a recomendação exata do que passar. Devido ao tipo correto de borracha de vedação. Às vezes podem ser danificados até com o silicone;
  • Alguns componentes devem ser retirados dos painéis e embalados separadamente, como fusíveis do tipo faca e outros. A identificação é importante e a colocação em sacos plásticos idem. Normalmente devem ficar próximos aos equipamentos para evitar posteriormente a troca desses componentes e montagem incorreta em relação ao projeto do fabricante;
  • Existem alguns tipos de painéis que devido aos seus componentes muito frágeis e com peças eletrônicas, cartões e circuitos impressos que devem ser pressurizados com gás inerte, seguindo as mesmas recomendações anteriores;
  • Normalmente esses componentes devem ficar juntos do equipamento a que pertencem, em caixas ou outro acondicionamento. Iss o para evitar que sejam remontados componentes trocados no momento do uso, em relação ao projeto inicial do fabricante;
Tanques, reservatórios e equipamentos mecânicos não rotativos. 
  • Esses equipamentos, possivelmente devido ao porte, ficam em áreas externas do almoxarifado. Devem ser seguidas as mesmas recomendações citadas anteriormente;
  • Não devem ser esquecidas as identificações completas dos equipamentos;
  • Com certeza devem estar dentro do Plano Mestre de Manutenção de Preservação, com a emissão periódica de Ordens de Serviço para realizar a preservação;
  • Muito cuidado com a corrosão externa. Muitas das vezes os equipamentos são comprados e ficam estocados no almoxarifado externo, somente com a tinta base (“primer”) que não resiste por muito tempo a luz e as intempéries. Recomendamos sempre realizar a inspeção com relação à pintura, recuperação da tinta base original (“primer”). E pintar com tinta de acabamento para proteger a pintura base. Dependendo do tempo de permanência do equipamento em estoque isso é necessário. Dependendo do tipo de atmosfera reinante na planta. Se for muito corrosiva ou perto do litoral marítimo deve-se ter mais cuidado com isso. Se o tempo for curto e atmosfera e ambientes não muito corrosivos não há a necessidade de pintar com tinta de acabamento, pois será mais difícil de preparar o equipamento para pintura após a montagem. Após a desmontagem estando com somente a tinta base, pode ser aplicado lixamento, aplicação de nova demão de “primer” reforçante e depois a pintura de acabamento final nas demãos requeridas. Assim o equipamento estará corretamente protegido.
  • Para equipamentos que ficam no interior do almoxarifado não há a necessidade de aplicação de tinta de acabamento, pois estão protegidos da luz do sol;
  • Essas mesmas instruções podem ser aplicadas para tubulações e outros itens de grande porte que ficam na parte externa do almoxarifado, como perfis metálicos, etc.
Instrumentos e instalações de instrumentação.
Esses instrumentos com certeza sempre ficam dentro da área interna do almoxarifado e, portanto com maior facilidade para preservação.

  • Identificação completa do instrumento deve estar sempre presente, assim como a ficha física das características de preservação;
  • Alguns instrumentos requerem calibração e preservação constantes, pois podem ser usados a qualquer momento;
  • Alguns casos a calibração pode seguir uma periodicidade diferente e avaliação a cada realização de calibração verificando se o resultado está dentro da normalidade. Pode-se aumentar a periodicidade de cada caso;
  • Devem ser acondicionadas em sacos plásticos ou plásticos bolhas, em caixas de madeira ou mesmo de papelão, com bolinhas de isopor para evitar choques físicos e melhor proteção;
  • Cuidados especiais com componentes específicos dos instrumentos que devem permanecer junto dos instrumentos, com identificação do instrumento a que pertencem, além da identificação dos próprios componentes, com todos os seus detalhes;
  • Cuidados também com as borrachas de vedações e demais componentes borrachosos, conforme mencionado anteriormente.
Componentes de equipamentos

Alguns componentes de equipamentos sobressalentes devem seguir as mesmas recomendações. Existem alguns que devem seguir algumas recomendações especiais.

Por exemplo:

  • Eixos devem ter sempre um furo roscado em uma das extremidades para colocação de um olhal e serem pendurados verticalmente por esse olhal. Assim evitam-se empenos do eixo. Nunca devem ficar apoiados, mesmo em calços ou mesmo no chão, a princípio plano;
  • Rolamentos não devem ser retirados da sua embalagem e muito menos aquela velha “giradinha” no rolamento para ver se está bom. Os rolamentos já vêm na sua caixa com embalagem especial e graxa/fluído especial para preservação. De preferência não abram totalmente a embalagem. Devem ficar também dentro das caixas. Só depois de muito tempo estocadas e de acordo com recomendações do fabricante e que podem ser realizadas manutenções dessas embalagens. Os rolamentos devem ficar sempre com a caixa apoiada em uma superfície plana e nunca posicionados em pé ou inclinados. Isso causa calos nas peças do rolamento;
  • Todas as peças em estoque devem estar envoltas em plásticos ou plásticos bolhas e de preferências em caixas de madeira ou papelão. Exceto para parafusos e porcas que podem ser acondicionados em gavetas, escaninhos ou mesmo caixas;
  • Alguns recomendam que parafuso em aço carbono fiquem com uma aplicação de silicone spray. Mas depende muito do tipo de parafuso, tamanho e especificações do material. Sempre que possível junte as porcas aos parafusos ou estojos, transformando em conjuntos porca(s) com parafuso;
  • Abaixo descrevo algumas famílias de materiais que podem ser adotadas no cadastramento do item em estoque.
Código da Família Descrição da Família
01 MAT. SEGURANÇA / UNIFORME
0101 EPI - EQPTO PROT. INDIVIDUAL
0102 EPC - EQPTO PROTEÇÃO COLETIVA
0103 UNIFORME (EPI) NOVOS
0104 UNIFORME (EPI) HIGIENIZADOS

02 ELEMENTOS DE FIXAÇÃO
0201 PARAFUSO
0202 PORCA
0203 ARRUELA
0204 PINO / ANEL ELÁSTICO
0205 CONTRA-PINO / CHAVETA
0206 PREGO / REBITE
0207 ABRAÇADEIRA
0208 CHUMBADOR / BUCHA PLÁSTICA
0209 MOLA HIDRAULICA

03 ELEMENTOS DE VEDAÇÃO
0301 ANEL DE VEDAÇÃO
0302 GAXETAS
0303 RETENTOR
0304 SELO MECÂNICO
0305 FIO / FITA DE VEDAÇÃO
0306 PAPEL PARA VEDAÇÃO
0307 SELANTE QUÍMICO

04 ELEMENTOS TRANSMISSÃO POTÊNCIA
0401 CORREIA
0402 ENGRENAGEM
0403 ACOPLAMENTO (FIXO/ELÁSTICO)
0404 EIXO/ÁRVORE/CARDAN
0405 EMBREAGEM
0406 JUNTA HOMOCINÉTICA
0407 POLIA
0408 CORRENTE

05 PRODUTO QUÍMICO
0501 ÁCIDO
0502 ÁLCALIS
0503 PRODUTO P/TRATAMENTO DE ÁGUA
0504 DECAPANTE
0505 DESENGRAXANTE
0506 COLA / ADESIVO
0507 TINTA / VERNIZ
0508 SOLVENTE

06 GÁS
0601 GÁS P/ REFRIGERAÇÃO
0602 GÁS P/ APLICAÇÃO INDUSTRIAL
0603 GÁS P/ APLICAÇÃO MEDICINAL
0604 GÁS COMBUSTÍVEL
0610 CILINDRO PARA GÁS

07 TUBO E CONEXÃO
0701 TUBO
0702 CONEXÃO
0703 MANGUEIRA / MANGOTE

08 FERRAMENTA
0801 FERRAMENTA MANUAL
0802 FERRAMENTA P/ MÁQUINA
0803 FERRAMENTA P/ MEDIÇÃO/CONTROLE
0804 BOLSA / CAIXA P/ FERRAMENTAS

09 INSTRUM. DE MEDIÇÃO E CONTROLE
0901 AMPERIMETRO/VOLTIMETRO/MULTIM.
0902 TERMOMETRO
0903 MANOMETRO/VACUOMETRO
0904 BAROMETRO
0905 ROTAMETRO
0906 TEMPORIZADOR
0907 MEDIDOR DE PH
0908 ANEMOMETRO
0909 HORIMETRO
0910 PRESSOSTATO
0911 TERMOSTATO
0912 TORQUÍMETROS

10 EQUIPAMENTO INDUSTRIAL
1001 MÁQUINA DE SOLDA
1002 TORNO
1003 FRESADORA
1004 ELETRO-EROSÃO
1005 FURADEIRA
1006 CALANDRA
1007 VIRADEIRA / DOBRADEIRA
1008 GUILHOTINA
1009 SERRA INDUSTRIAL
1010 ESMERIL
1011 LIXADEIRA
1012 TALHA
1015 TRANSFORMADOR
1016 MOINHO
1017 ESTUFA
1018 TROCADOR DE CALOR
1019 BOMBA
1020 PONTE ROLANTE
1021 PALETEIRA
1022 CARROS PARA TRANSPORTE
1023 SPLIT SYSTEM
1024 SELF CONTAINED
1025 FANCOIL
1026 TORRE DE RESFRIAMENTO
1027 CHILLER
1031 COMPRESSOR DE AR ALTERNATIVO
1032 COMPRESSOR DE AR ROTATIVO
1033 COMPRESSOR P/REFRIGERAÇÃO H
1034 COMPRESSOR P/REFRIGERAÇÃO ABER
1050 MOTOR ELÉTRICO

11 EQUIPTO DOMÉSTICO/ESCRITÓRIO
1101 RELÓGIO DE PONTO
1102 BEBEDOURO
1103 MÁQUINA DE ESCREVER
1104 MÁQUINA DE CALCULAR
1105 TELEFONE / FAX / SECRETÁRIA
1106 AR CONDICIONADO DE JANELA
1107 GELADEIRA / FREEZER
1108 FOGÃO
1109 CAFETEIRA
1110 GARRAFA TÉRMICA
1111 CENTRÍFUGA
1112 IMPRESSORA
1113 NOTEBOOK / LAP TOP / PALM TOP
1114 CAIXA DE SOM
1115 CÂMERA
1116 SCANNER
1117 VENTILADOR

12 MÓVEL E UTENSÍLIO
1201 MESA/BANCADA
1202 CADEIRA / BANCO / POLTRONA
1203 ARQUIVO
1204 ESTANTE
1205 ESCANINHO P/ VESTIÁRIO/ROUPEIR
1206 ARMÁRIO
1208 LIXEIRA

13 MATERIAL CONSTRUÇÃO CIVIL
1301 CIMENTO/ARGAMASSA
1302 TERRA/AREIA
1303 TIJOLO/BLOCO
1304 PEDRA/BRITA
1305 TELHA CERÂMICA/FIBRO-CIMENTO
1308 CARRINHO DE MÃO
1309 BALDE
1310 FERRO
1311 GESSO E ARTEFATOS

14 MATERIAL ELETRÔNICO
1401 FONTE
1402 PLACA ELETRÔNICA
1403 PROCESSADOR
1404 DRIVE (HD / CD / DVD /DISQUETE
1405 MONITOR DE VÍDEO
1406 TECLADO / MOUSE
1407 MEMORIA
1408 COOLER

15 MATERIAL ELÉTRICO
1501 FIO / CABO ELÉTRICO
1502 MATERIAL ISOLANTE
1503 INTERRUPTOR
1504 TOMADA
1505 DISJUNTOR
1506 FUSÍVEL
1507 CHAV FACA/MAGNETIC/SECCIONADOR
1508 TRANSFORMADOR
1509 CAPACITOR
1510 SOQUETE/BOCAL
1511 CAIXA DE PASSAGEM
1512 EMENDA / CONECTOR / TERMINAL
1513 IDENTIFICADOR DE CABOS E CI
1514 QUADRO ELÉTRICO
1515 RESISTÊNCIA
1517 EXTENSÃO
1519 REGULADOR DE VOLTAGEM
1521 LÂMPADA/LUMINÁRIA
1522 FIO / CABO TELEFONIA
1523 FIO / CABO INFORMÁTICA
1550 ELETRODUTO E ACESSÓRIO

16 CHAPA / PERFIL METÁLICO
1601 CHAPA / FOLHA
1602 CANTONEIRA ( VIGA "L" )
1603 VIGA "I", "H", "U"
1604 BARRA REDONDA
1605 BARRA QUADRADA
1606 BARRA SEXTAVADA
1607 BARRA CHATA
1609 PERFIL ESPECIAL METÁLICO
1611 ARAME

17 CHAPA / PERFIL NÃO METÁLICO
1701 CHAPA
1702 MANTA
1707 PERFIL ESPECIAL NÃO METÁLICO
1710 PERFIS DE BORRACHA
1711 LENÇOL DE BORRACHA
1715 PERFIS PLÁSTICOS

18 COMPON. P/EQUIPTO REFRIGERAÇÃO
1801 COMPON. P/EQUIPTO REFRIGERAÇÃO

19 MADEIRA
1901 TÁBUA/PERNA/SARRAFO
1902 COMPENSADO/AGLOMERADO
1903 SEMI-ACABADOS EM MADEIRA

20 MAT.ISOLAM. TÉRMICO/ACÚSTICO
2001 TUBO / CALHA DE POLIURETANO
2002 TUBO / CALHA DE SILICATO DE
2003 PLACA / TECIDO DE AMIANTO
2004 ISOPOR
2005 LÃ DE VIDRO

21 MATERIAL DE ESCRITÓRIO
2101 MATERIAL PARA CONSUMO
2102 MATERIAL P/ESCRITA
2111 PAPEL/FORMULÁRIO EM BRANCO
2112 PAPEL/FORMULÁRIO TIMBRADO
2113 IMPRESSOS/MAT DIVULGAÇÃO
2115 LIVRO/AGENDA/CADERNO
2121 UTENSÍLIO P/ ESCRITÓRIO
2132 TINTA / TONER P/ IMPRESSORA
2133 DVD / CD/ DISQUETE (VIRGEM)

22 MATERIAL P/ HIGIENE
2201 HIGIENE / LIMPEZA GERAL
2202 HIGIENE / LIMPEZA PESSOAL
2203 UTENSÍLIO P/ HIGIENE/ LIMPEZA
2204 REMÉDIO

23 BOMBAS, VÁLVULAS E CILINDROS
2301 VÁLVULA TERMOSTÁTICA
2302 VÁLVULA SOLENÓIDE
2303 VÁLVULA / REGISTRO GLOBO
2304 VÁLVULA / REGISTRO GAVETA
2305 VÁLVULA ESFÉRICA
2306 VÁLVULA DE TRES VIAS
2307 VÁLVULA P/ CIRCUITOS HIDRÁULIC
2308 VÁLVULA P/ CIRCUITOS PNEUMÁTIC
2309 CILINDRO HIDRÁULICO
2310 CILINDRO PNEUMÁTICO
2311 MOTOR HIDRÁULICO
2312 BOMBA HIDRÁULICA

24 FILTROS
2401 FILTRO DE AR
2402 FILTRO DE ÓLEO
2403 FILTRO DE COMBUSTÍVEL
2404 FILTRO DE ÁGUA

25 DECORAÇÃO E ACESSÓRIOS
2507 ABAJUR
2509 QUADRO/PAINEL
2510 CAVALETE
2511 CORTINA / PERSIANA
2514 PAPEL DE PAREDE
2521 TAPETE / CARPETE

26 MATERIAL DE ACABAMENTO CIVIL
2601 JANELA
2602 PORTA
2603 FERRAGENS EM GERAL
2607 PISO CERÂMICO
2608 METAL SANITÁRIO
2611 LOUÇA SANITÁRIA
2612 BANCADAS
2613 PEDRA DECORATIVA
2618 VIDRO / ESPELHO

27 ROLAMENTOS E MANCAIS
2701 ROLAMENTOS DE ESFERAS
2702 ROLAMENTOS DE ROLOS
2703 ROLAMENTOS DE AGULHA
2704 ROLAMENTOS DE ESCORA
2705 CASQUILHOS
2706 BUCHAS
2707 MANCAIS
2805 COMPRESSOR P/ PINTURA

29 LUBRIFICANTES E COMBUSTÍVEIS
2901 COMBUSTÍVEL
2905 ÓLEO LUBRIFICANTE
2907 GRAXA LUBRIFICANTE
2911 CARVÃO
2914 ÓLEO HIDRÁULICO

30 COMPONENTE AUTOMOTIVO
3001 PEÇA P/ AUTOMOVEL

31 PRODUTOS ALIMENTÍCIOS
3101 ADOÇANTE / DIETÉTICO
3102 BEBIDA
3103 CARNE / AVE / PEIXE FRESCO
3104 CEREAL
3105 CONDIMENTO / TEMPERO / MOLHO
3106 CONGELADO / RESFRIADO
3107 CONSERVA
3108 FARINHA / MASSA SECA
3109 FRIOS / EMBUTIDOS
3110 FRUTA FRESCA
3111 LATICÍNIOS / OVOS
3112 LEGUMES / VERDURAS
3113 MARGARINA / ÓLEO VEGETAL
3114 PADARIA / CONFEITARIA
3199 DESCARTAVEIS / DIVERSOS

32 SOFTWARE/ LIVRO / PUBLICAÇÃO
3201 SOFTWARE
3202 LIVRO / PUBLICAÇÃO
3203 CATÁLOGO / APOSTILA
3204 PERIÓDICO
3205 CD'S / DISQUETES DIVULGAÇÃO
3206 CD'S / DISQUETES BACKUP
3207 RELATÓRIOS

33 MATERIAL DE DIVULGAÇÃO
3301 MATERIAL DE DIVULGAÇÃO

98 SERVIÇOS
9801 FOTOCÓPIA / REPROGRAFIA
9802 LOCAÇÃO DE EQUIPAMENTOS
9803 CONFEC. CRACHA/PLACA IDENTIF.

99 P/ RECLASSIFICAÇÃO
9998 MATERIAL DE PARA-RAIO
9999 MATERIAL A RECLASSIFICAR


Com certeza para ter controle sobre isso tudo deve ter um Software de Gerenciamento de Manutenção e ter realmente um Plano Mestre de Manutenção e Preservação de equipamentos e componentes sobressalentes é preciso ter um software com cadastro de todos os itens, sua descrição e especificação completa, sua localização, família de materiais a que pertencem, identificação dos diversos almoxarifados, quantidade em estoque, interligação dos componentes com seus equipamentos específicos etc. Também é preciso ter o plano de manutenção cadastrado com emissão de Ordens de Serviço e planejamento/programação para execução e controle.

Espero ter acrescentado a todos os conhecimentos importantes com relação à preservação de equipamentos e materiais.

William Dantas (21) 98104 1906   (21) 99778 4860  william@sgserv.com.br
www.sgserv.com.br      Canall no Youtube SGServ com Vídeos Aulas de Treinamento GRATUITO

Engenharia, especializada em Engenharia de Manutenção, Planejamento, Organização e Controle de Engenharia, projetos, Obras e Manutenção, treinamento técnicos e Gerenciais, Execução de Manutenção e Montagens Industriais e Fornecimento e Implementação de Software de Gerenciamento de Serviços e Manutenção (SGServ).


Artigo 003 - Controle e administração de Registro de Documentos na Prestação de Serviços

Introdução
Prezados colegas do Espaço Gestão de Manutenção e Espaço Empresarial, nesse terceiro artigo procuramos enfatizar a necessidade de termos registros de todos os eventos importantes ocorridos na execução de um determinado serviço.

Registro significa segundo o dicionário:
s.m. Ação de registrar; o resultado dessa ação. / Diagrama dado por aparelho registrador. / Repartição onde, mediante uma taxa, se faz assentamento oficial de certos atos: registro de imóveis. / Hidrául. Peça de instalações hidráulicas destinada a vedar ou franquear a circulação da água. / Música Aparelho que move os abafadores de um piano. / Extensão da voz de um cantor ou do som de um instrumento. / Seguro de correspondência postal. / Lingüística Utilização que o indivíduo faz dos vários níveis de linguagem existentes no uso social de uma língua: registro formal, registro familiar. (Var.: registro.)

Reparem que existem várias definições, de acordo com a sua aplicação.
Mas para o sistema da qualidade, segundo a Norma ABNT ISO 9001

Considerando as definições acima podemos notar a importância de um registro de documento. Seja ele um registro da sua própria empresa, um registro de um cliente e um registro de seu fornecedor. Todos são importantes e devem estar guardados, identificados e de acesso fácil.

Existem registros como documentos sob as diferenças formas e apresentação e existem os registros muito importantes cadastrados em software ou mesmo constante de planilhas em documentos tratados como registros. São os registros dentro dos registros nesse caso.

Para esses casos temos na área de prestação de serviços alguns citados abaixo:
  • Cadastro de dados e informação referentes a empresas (clientes e fornecedores);
  • Cadastro de informações sobre ativos, instalações e equipamentos, pertencentes a sua empresa, pertencente a clientes e também a fornecedores. Incluindo também os documentos referentes a esses ativos e instalações, como: Plantas, desenhos dos equipamentos, “datasheet” (folha de dados) dos equipamentos, fotos, planilhas, catálogos, vídeos sobre o equipamento, manuais de operação e manutenção, informações diversas etc.;
  • Cadastro de Planos de realização de serviços sistemáticos, como: Planos Operacionais, Planos de Manutenção e outros planos para seus ativos e suas instalações;
  • Cadastro de serviços sistemáticos (oriundo de planos e periódicos) e serviços não sistemáticos para seus ativos que compõem o histórico dos seus ativos;
  • Registros operacionais de seu processo de produção, operação etc. de sua empresa, planta industrial ou mesmo qualquer empresa prestadora de qualquer natureza de serviços;
  • Cadastros de todos os materiais sejam componentes, sobressalentes, insumos em geral (produção, manutenção, operação, construção, montagem, projetos, obras, melhorias etc.);
  • Cadastro de todo o pessoal (mão-de-obra), relativos à sua empresa, de fornecedores, de clientes, com todas as informações, dados, documentação, definições etc., que prestam serviços, que aceitam serviços, que fornecem serviços etc.;
  • Cadastro de dados e documentos de todos os contratos com clientes e com fornecedores de sua empresa;
  • Cadastro de todas as solicitações de compras e seus documentos associados, propostas e documentos anexados, registro de mapas comparativos e de análise de propostas, cadastros de Ordens de Compra para fornecedores, cadastros de notas fiscais de fornecedores etc.;
  • Cadastro de todas as informações referentes às utilizações de informações de uso de materiais, mão-de-obra, serviços, contratos, pagamentos, despesas diversas etc.;
  • Cadastro de notas fiscais da sua empresa relativas às vendas de materiais, serviços etc.;
  • Outros cadastros diversos tanto de documentos, com registros em geral, como: cheques emitidos, registros oriundos de formulários padrões preenchidos, etc.;
Registros de informações:Recomendamos para a guarda de informações de registros que não sejam documentos, ou seja, registro de pagamentos, registros de movimentações diversas etc., que se use um Software de Gestão completa da empresa ou Softwares dedicados para cada aplicação, integrados ou não a softwares especificou ou gerais da empresa (ERP);

Registros de documentos diversos:
Para esses casos recomendamos que essas informações eletrônicas estejam associadas aos registros acima. Por exemplo:
O registro de um pagamento de nota fiscal de fornecedor (acima) pode estar associado ao documento, nota fiscal do fornecedor, com o recibo e comprovante do pagamento.

Como então garantir todos os registros organizados e associados a serviços, clientes, fornecedores, ordens de compra, pedidos, vendas e outros?

Na prospecção de vendas:
Quando se está prospectando a venda com uma empresa podem-se associar os registros decorrentes dessa empresa numa pasta registro, subpasta prospecção de empresas e registro com o código de identificação da empresa. Assim fica fácil achar. Mas devemos associar os documentos a essa subpasta, através do software de gestão.
Normalmente esses registros não são muito incisivos e com muitos detalhes. São feitos alguns contatos, envia-se mala direta e normalmente nem se elabora um documento que caiba registro como arquivo associado. Esses contatos normalmente são registrados com simples frases anotadas no software de gestão, no cadastro da empresa em que foi realizado o contato.

Na venda:
Nesse caso já existe uma grande probabilidade de venda e até foi ou está sendo elaborada uma proposta de venda etc. Assim pode-se considerar que podemos ter uma Ordem de Serviço de Vendas, Provavelmente gastaremos homens-horas (hh´s) para elaborar a proposta, com visitas, consultas, gastos com despesas de viagens, estadias, táxi, alimentação, transportes etc.
Assim teremos custos apropriados nessa ordem de Serviço (OS) e poderemos avaliar algumas condições de perdas de licitações, razões e causas das perdas, ações a serem tomadas etc. Teremos indicadores de licitações, propostas emitidas etc.

Em uma pasta ou subpasta denominada registro podemos salvar todos os documentos relativos a OS. Essa pasta pode ter o nome com o número da OS definida no Software de Gestão. Algumas empresas, por questão de confidenciabilidade, criam uma subpasta propostas, dentro da pasta registro, com acesso restrito pela definição do administrador do Windows. Com o número da OS respectiva e nessa subpasta são arquivados todos os documentos de registro da época de proposta. Somente os credenciados terão acesso a esses documentos confidenciais de elaboração de orçamento, propostas etc.

Devemos caracterizar essa OS com o tipo de elaboração de “proposta”. Se o serviço foi vendido (foi ganha a licitação) podemos transformar a mesma OS no tipo “vendido” e assim dar continuidade na OS, incorporando os custos da elaboração da proposta aos novos custos de desenvolvimento do serviço e os valores faturados para aquela OS.

As Os´s terminadas com o tipo de serviço “Elaboração de Proposta” significa perda de licitação ou proposta que não evoluiu para a venda.

Lembrando que sempre podemos adotar essa solução sem o uso de qualquer software e o uso de somente papeis ou junto com planilhas ou ainda outro qualquer tipo de controle. É só organizar os registros em pastas identificadas e ordenadas com os números seqüenciais das OS´s, controladas por uma lista seqüencial ou planilha de controle. Aliás, é recomendado para a garantia do sistema da qualidade, quando existir documentos (evidências) de documentos impressos, que sejam arquivados da forma indicada acima.

Convém ressaltar também que se a empresa possui um contrato com um cliente os serviços serão executados sem precisar da elaboração de proposta. A Ordem de Serviço (OS) pode ser aberta direto com o tipo de Serviço “vendido”, porque já existe o contrato.

Na execução do serviço

Nesse momento a OS que foi aberta para o período de proposta, com a identificação de tipo “proposta” anteriormente identificada, passa a ter o tipo de serviço, “vendido”. Assim poderão ser adotados todo os registros para a OS, como documentos associados (atas, comunicações, cartas, e-mails, RDO´s = Relatórios Diários de Ocorrência, contratos etc.), apropriações de custos, anotações de desenvolvimento do serviço, apuração de custos totais etc. Com certeza todos os documentos associados a OS podem ser consultados rapidamente, através da numeração da OS no nome da subpasta em registros.

Usando um software de gestão essa pasta da OS em registro estará associada a OS do software. Essa consulta fica mais fácil e mais rápida, sem dificuldades e erros.

Quando existir um contrato de serviços com uma empresa cliente poderá ter uma OS só para gerenciamento do contrato e diversas OS´s para os serviços objeto do contrato e empresa cliente. Basta associar as OS´s de serviços à OS de gerenciamento do contrato. Todas essas OS´s serão da mesma empresa e contrato. Podem ser administradas em conjunto.

Tudo isso pode ser feito com controle em papel ou planilha, se não possuir um software de gestão de serviços. Mas é lógico que com a utilização de um software de gestão tudo fica mais fácil.

Em cada uma OS desse conjunto mencionado acima poderá ter as diversas apropriações de mão-de-obra, materiais de almoxarifados, compras, outras despesas, serviços subcontratados, faturamentos, documentos associados etc., nos diversos serviços. Todas as OS´s vão ter o mesmo Centro de Custo do contrato e com isso ter uma avaliação completa de todos os Indicadores e Relatórios Gerenciais do contrato, da empresa etc.

Identificação de documentos de registros.

Para identificar qualquer documento pode usar a codificação do número da OS, seguido da data (ano-AA, mês – MM e Dia – DD), seguida da identificação do tipo de documento, indicada abaixo:

DOC = Documento da sua empresa
DCL = Documento do seu cliente
DFO = Documento do seu fornecedor

Usa-se DOC quando o registro não for um formulário padrão da sua empresa. Se for esse caso usa a identificação do formulário.

Por exemplo:
01234_100411_DOC_Email para o cliente, onde:

01234 = Número da OS
100411 = data: 11/04/2010
DOC = Documento da sua empresa que não foi originado de um formulário padrão da empresa.

Exemplo para um registro com o uso de formulário padrão da sua empresa:

01234_100411_CON_01_Contrato com Cliente, onde:
01234 = Número da OS
100411 = data: 11/04/2010
CON_01 = Formulário padrão de contrato preenchido para o cliente da OS em referência, no caso a OS 01234. Nesse caso o formulário padrão está na revisão 01.

Conclusão
Essa é uma sugestão para melhor controlar os seus registros. Pudemos notar que é possível ter controle total sobre todos os documentos e todas as informações tratadas como registros da qualidade. Podemos controlar através de papeis e/ou planilhas tudo que foi citado acima. Pode ser associado o controle com a utilização de um Software de Gerenciamento de Serviços, sincronizando e integrando todas as informações de controle e administração dos registros.

O Software SGServ fornecido e implementado é totalmente compatível com essa filosofia de controle de registros descrita acima.

Havendo necessidade de esclarecimentos enviem e-mail ou mantenham contato comigo.

William Dantas (21) 98104 1906   (21) 99778 4860  william@sgserv.com.br
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